De nombreuses entreprises ont adopté les solutions Cloud comme Microsoft 365, que ce soit dans l’évolution de leur espace de travail ou pour pouvoir continuer de travailler pendant le confinement.
Après quelques mois d’utilisation ces mêmes entreprises ont les difficultés suivantes :
- Retrouver des documents
- Réduire les coûts par l’optimisation des licences
- Travailler avec des partenaires tout en maintenant la sécurité et la confidentialité des informations
- Assurer qu’il n’y a pas de pertes de données lors du départ d’un collaborateur
La Gouvernance de votre plateforme Microsoft 365 est un moyen de résoudre ces problèmes.
La gouvernance n’est pas une fin mais un moyen
So, remember this mantra — governance is a means to an end, and not the end in itself. The act of developing a shared context of what the problems or opportunities are, determining which folks need to be accountable for addressing them and using that to always steer the governance decision making is the key to managing these strategic risks.
How to doom Office365 governance (over and over again) | by Paul Culmsee | Medium
Créer des documents de règles, de procédure…
Mettre en place des audits, des indicateurs de performances, des outils de suivi…
C’est primordial, mais ce n’est pas le but d’un projet de gouvernance. L’unique but d’un projet de gouvernance doit être de définir les éléments qui permettent d’atteindre l’objectif d’une plateforme collaborative comme Microsoft 365.
Avoir des règles, des procédures, des audits… N’est pas la cible d’un projet de gouvernance. Lorsqu’on démarre ce type de projet, il faut pouvoir identifier très rapidement ce qu’on cherche à faire avec :
- Est-ce que c’est de pouvoir faciliter la collaboration avec vos partenaires ?
- Est-ce que c’est l’amélioration de la transversalité au sein de l’entreprise ?
Voici quelques exemples de questions à se poser avant de démarrer.
Pour résumer et simplifier : Pourquoi avez-vous installé la suite Microsoft 365 ? Pourquoi la gardez-vous ? Quelle est sa valeur ajouté pour l’entreprise ?
Trois thèmes majeurs
Une fois que les objectifs sont clairs, pour pouvoir avancer sur la gouvernance, nous abordons le sujet à travers 3 thèmes :
Le cycle de vie
comment évolue ce qu’il se passe sur la
Le cycle de vie d’une information intègre l’ensemble des événements et processus qui se produisent en interaction avec la plateforme.
Lorsque nous parlons d’information, en plus des groupes, des documents, des « assets », j’ajoute les utilisateurs.
La cohérence
Ce thème s’apparente à une charte graphique, ce sont les règles d’usage de la plateforme pour s’assurer que tout le monde peut travailler ensemble facilement. Nous intégrons ici, les règles de nommages, les modèles de document ou d’équipe, les typologies de groupes…
La conformité
La conformité concerne plusieurs points critiques dont la sécurité, la confidentialité, mais aussi toute la partie sur le suivi des bonnes pratiques…
Et ensuite
Mettre en place une version initiale de la gouvernance est une première étape essentielle, mais le travail ne s’arrête pas là.
En fonction des pratiques du terrain et des retours, il faudra mettre à jour cette gouvernance pour l’affiner, aborder des sujets qui n’avaient pas été identifié comme important au départ.
Mais le plus important est d’accompagner le changement de pratiques qui est induit par la mise en place de cette gouvernance. Sans accompagnement tout le travail que vous aurez fait avant ne servira à rien et ça, qu’elle que soit la qualité.
Comment Habaki peut vous aider ?
Nous avons déjà mis en place cette approche dans plusieurs entreprises et nous pouvons vous aider.
Contactez-nous pour échanger sur le sujet.