Dans cet article, je vous propose de jeter un œil sur l’article “HOW TO MANAGE CHANGE IN A CRISIS WITH NO TIME TO PLAN“.
HOW TO MANAGE CHANGE IN A CRISIS WITH NO TIME TO PLAN
The constant influx of new information about COVID-19 is causing change management practitioners to reassess and course correct, sometimes daily. This makes traditional planning approaches less useful at a time when adoption and usage are critical for people as well as organizations. Fortunately, you don’t need to throw out process, plans or structure—you just need to adapt them properly.
En tant que Change Manager, je trouve toujours intéressant de regarder les articles qui proviennent du blog Prosci (entreprise qui maintient la méthode de gestion du changement ADKAR).
Le Contexte
Toutes les entreprises traversent régulièrement des périodes de crises (a fortiori en ce moment avec la Covid-19). Ces situations vont entrainer des bouleversements, que ce soit dans l’organisation, les outils utilisés, les processus, les ressources humaines…
Je reprends la définition d’une crise par reputatiolab.
La crise est une situation visible de transition rapide entre deux états qui est la conséquence directe d’un comportement qui est allé à l’encontre d’une norme ou d’une valeur d’un système social.
Une des caractéristiques de la crise est donc d’obliger l’entreprise à se mettre en mouvement rapidement. Le but étant de pouvoir affronter la situation et essayer d’en sortir déjà vivante, voir grandie.
➕L’avantage de la méthodologie ADKAR, c’est son approche holistique.
J’aime beaucoup la structure de cette approche à travers ses 3 phases (préparation, conduite et renforcement).
➖L’inconvénient de la méthodologie ADKAR, c’est son approche holistique.
Avant d’intervenir, on pratique une grosse phase d’analyse pour établir les différents plans d’intervention (formation, communication, gestion des résistances et coaching).
En période normale, utiliser la méthode ADKAR est donc tout à fait adapté et montre de très bons résultats. Mais en période de crise, nous avons besoin d’être réactif et il faut donc adapter la méthodologie.
Le résumé de l’article en image
Essayons d’appliquer sur un exemple
Je vais rester sur cette situation de la COVID-19 et la mise en place massive par les entreprises (qui le pouvait) du télétravail.
Après une mise en place en urgence (en quelques heures pour les équipes informatiques), comment vont réagir les autres collaborateurs à cette situation ?
Note : Je n’ai pas été mandaté pour travailler sur ce sujet, j’ai élaboré cet exemple simplifié pour cet article à partir de conversations informelles avec quelques cadres intermédiaires.
L’analyse préliminaire ADKAR
L’impact index est un outil d’analyse d’une situation de changement qui intervient dans la phase 1 de la méthode ADKAR, à savoir, la préparation du changement.
🔎 En faisant cette analyse, nous nous apercevons que les collaborateurs sans équipe vont plutôt bien et s’épanouisse globalement dans ce nouveau mode de fonctionnement.
☢️ En revanche, les manager de proximité sont un peu perdu et ont globalement hâte de retourner au bureau. L’analyse ADKAR sur cette population nous montre un manque au niveau de la connaissance (le K de ADKAR).
Méthode Adaptive Action
La méthode Adaptative Action est une méthode d’analyse et de réaction qui se veut souple (je n’utilise volontairement pas le terme agile ici).
WHAT ?
Certains managers de proximité se sentent perdu dans cette nouvelle configuration.
Ils avaient l’habitude d’être avec leur équipe en continue. Ils connaissaient ainsi tous les sujets et pouvaient suivre facilement les dossiers chauds.
⚠️Ils constatent désormais que leurs équipes se débrouillent relativement bien toutes seules et qu’ils n’interviennent plus que sur les moment chaud.
SO WHAT ?
Est-ce que le rôle d’un manager est de maitriser tous les sujets ?
Comment faire en sorte que les responsables puissent prendre de bonnes décisions sans avoir suivi tous les sujets ?
Peut-on profiter de cette période pour faire monter en compétence nos managers dans un programme de management avancé ?
NOW WHAT ?
▶️ Mettre en place des séances en ligne d’échange autour du rôle de manager dans un contexte d’équipe distribué animé par un formateur ou un facilitateur.
L’idée étant de faire évoluer les connaissances (toujours le fameux K) en transmettant des informations sur les méthodologies de management à distance. Ces formations pourront être mises en place rapidement auprès des équipes.
Mon opinion
Avoir une méthode d’action rapide dans des cas de crise peut-être une bonne approche. On peut néanmoins regretter un élément important ; que deviens la vue globale sur le changement ?
Dans une période où on a peu de temps, il est clair que passer plusieurs semaines à interviewer tous les groupes d’acteurs, voir comment ils sont impactés, coacher le sponsor… Toutes ces actions importantes sont néanmoins longues à mettre en place. Grâce à cette méthode, on s’attaque donc ici directement aux éléments les plus visibles et on intervient par itérations, ce qui permet de débloquer les points les plus critiques.
Mon petit bémol vient du fait que faire constamment des quick wins ne permet pas d’intervenir sur les éléments profonds qui bloque l’acceptation du changement puisqu’on est systématiquement en réaction et nous manquons de proactivité.
Point positif supplémentaire : Dans les cas où je n’interviens qu’en tant que chef de projet (sans gestion du changement), je n’ai pas le temps de déployer la méthode complète, mais c’est possible de faire une analyse préliminaire et de mettre en place les Adaptive Actions pour s’assurer au minimum que les points critiques sont traités.